§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen EstBotics (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich KI-gestützter E-Mail-Automation.
(2) Die Angebote des Anbieters richten sich ausschließlich an Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.
(3) Der Kunde bestätigt mit Vertragsschluss, dass er bei Abschluss des Vertrages in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.
(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
§ 2 Leistungsbeschreibung
(1) Der Anbieter erbringt Dienstleistungen im Bereich der Einrichtung, Konfiguration und optionalen Betreuung von KI-gestützten E-Mail-Automatisierungssystemen für Immobilienmakler. Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweils gewählten Paket (Starter, Growth, Conversion) sowie optionalen Zusatzleistungen (Care).
(2) Die Leistungen umfassen je nach Paket insbesondere die Einrichtung von E-Mail-Klassifizierungs-Workflows, die Erstellung KI-gestützter Antwortentwürfe, die Anbindung von E-Mail-Postfächern, die Einbindung von Objekt- und Exposé-Daten, die Einrichtung automatisierter Follow-up-Sequenzen sowie Dokumentation und Einweisung.
(3) Sofern der Anbieter technische Schnittstellen, Workflows, Vorlagen, Prompts oder Automatisierungslogiken bereitstellt, erfolgt dies ausschließlich für die vereinbarte Nutzung im Betrieb des Kunden.
(4) Die vom System generierten Antwortentwürfe, Klassifizierungen und sonstigen Ausgaben stellen unverbindliche Vorschläge bzw. technische Verarbeitungsergebnisse dar. Die fachliche, inhaltliche und rechtliche Prüfung sowie die Freigabe jeder Kommunikation obliegen ausschließlich dem Kunden.
§ 3 Kostenlose Testphase
(1) Der Anbieter kann eine kostenlose 14-tägige Testphase anbieten. Während dieser Testphase wird das System als Managed Service über die Infrastruktur des Anbieters bereitgestellt.
(2) Die Kosten für vereinbarte Drittanbieter-Schnittstellen während der Testphase werden, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, vom Anbieter übernommen.
(3) Die Testphase begründet keine Verpflichtung des Kunden zum Erwerb eines Pakets. Sie endet automatisch nach Ablauf von 14 Tagen, sofern nicht zuvor ein kostenpflichtiger Vertrag geschlossen wird.
(4) Der Anbieter behält sich vor, die Testphase im Einzelfall abzulehnen, einzuschränken, vorzeitig zu beenden oder zu verlängern.
§ 4 Vertragsschluss und Preise
(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website oder in sonstigen Unterlagen stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch den Kunden.
(2) Ein Vertrag kommt erst durch ausdrückliche Auftragsbestätigung in Textform oder durch Beginn der Leistungserbringung durch den Anbieter zustande.
(3) Alle angegebenen Preise verstehen sich als Nettopreise in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
(4) Die Paketpreise umfassen ausschließlich die jeweils beschriebene Einrichtung, Konfiguration und Übergabe. Laufende Kosten von Drittanbietern, insbesondere für E-Mail-Dienste, Automatisierungsplattformen, KI-Schnittstellen oder sonstige externe Tools, sind nicht enthalten und vom Kunden direkt gegenüber dem jeweiligen Drittanbieter zu tragen.
§ 5 Zahlungsbedingungen
(1) Die vereinbarte einmalige Einrichtungsvergütung ist vollständig im Voraus fällig. Der Anbieter stellt dem Kunden nach Vertragsschluss eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen.
(2) Mit der Einrichtung, Übergabe, Freischaltung oder Übertragung des Systems auf die Accounts oder technischen Umgebungen des Kunden beginnt der Anbieter grundsätzlich erst nach vollständigem Zahlungseingang, sofern nicht ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart wurde.
(3) Die monatliche Betreuungsvergütung für das Care-Paket ist ab dem vereinbarten Beginn jeweils im Voraus zum Monatsbeginn fällig.
(4) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu verlangen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt unberührt.
(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Einrichtung, Übergabe, Freischaltung oder weitere Betreuung bis zum vollständigen Ausgleich sämtlicher fälliger Forderungen zurückzuhalten, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden
(1) Der Kunde stellt dem Anbieter alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugänge, Daten und Freigaben rechtzeitig und vollständig zur Verfügung. Dies umfasst insbesondere Zugänge zum E-Mail-Postfach, erforderliche Schnittstellen, Objekt- und Exposé-Daten sowie individuelle Anforderungen an Antwortlogiken und Kategorien.
(2) Der Kunde versichert, nur solche Postfächer, Systeme und Datenquellen zur Anbindung bereitzustellen, für deren Nutzung und Verarbeitung er die erforderlichen Rechte und Berechtigungen besitzt.
(3) Der Kunde ist dafür verantwortlich, Zugangsdaten, Tokens, API-Keys und sonstige Authentifizierungsinformationen vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
(4) Der Kunde stellt sicher, dass die über das System verarbeiteten Inhalte und Daten nicht gegen geltendes Recht, Rechte Dritter oder behördliche Vorgaben verstoßen.
(5) Verzögerungen, Mehraufwand oder Einschränkungen in der Leistungserbringung, die auf eine fehlende, unvollständige oder verspätete Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind, gehen nicht zulasten des Anbieters. Hierdurch entstehender zusätzlicher Aufwand kann gesondert berechnet werden.
§ 7 Übergabe, Nutzungsrechte und Eigentum am System
(1) Die Übergabe, Freischaltung oder Übertragung des Systems auf die vom Kunden benannten Accounts oder technischen Umgebungen erfolgt erst nach vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung, soweit dies vereinbart und technisch möglich ist.
(2) Nach der Übergabe ist der Kunde für den laufenden Betrieb des Systems selbst verantwortlich, sofern kein Care-Paket vereinbart wurde.
(3) Der Anbieter räumt dem Kunden ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an den für ihn individuell konfigurierten Workflows, Vorlagen, Prompts und Automatisierungslogiken ein, soweit dies für den eigenen Geschäftsbetrieb des Kunden erforderlich ist.
(4) Die Nutzung innerhalb des Unternehmens oder Büros des Kunden durch dessen Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen oder intern beauftragte Personen ist zulässig, soweit dies dem eigenen Geschäftsbetrieb des Kunden dient.
(5) Nicht gestattet sind insbesondere der Verkauf, die Weitergabe, die Überlassung, die Unterlizenzierung oder die sonstige Bereitstellung des Systems oder wesentlicher Teile hiervon an Dritte außerhalb des eigenen Geschäftsbetriebs des Kunden, sofern der Anbieter dem nicht zuvor ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
§ 8 Care-Paket (laufende Betreuung)
(1) Das Care-Paket umfasst die laufenden Betreuungsleistungen gemäß der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung des Anbieters, insbesondere Workflow-Monitoring, Fehlerbehebung, Anpassung von KI-Prompts und Vorlagen, Änderungen an Kategorien und Regeln sowie Support zu der bestehenden Automation.
(2) Das Care-Paket beginnt, soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, ab dem zweiten Monat nach Übergabe des Systems.
(3) Das Care-Paket läuft auf unbestimmte Zeit und ist von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündbar.
(4) Nicht vom Care-Paket umfasst sind grundlegende Neuentwicklungen, erhebliche funktionale Erweiterungen, die Anbindung zusätzlicher Systeme oder die Behebung von Problemen, die durch eigenmächtige Änderungen, Fehlbedienung oder Eingriffe des Kunden oder Dritter verursacht wurden. Solche Leistungen können gesondert nach Aufwand abgerechnet werden.
§ 9 Korrekturschleifen
(1) In den Paketen Starter, Growth und Conversion sind jeweils zwei Korrekturschleifen enthalten, sofern in der Leistungsbeschreibung nichts Abweichendes angegeben ist.
(2) Eine Korrekturschleife umfasst angemessene Anpassungen an Prompts, Antwortvorlagen, Kategorisierungslogiken oder Workflow-Konfigurationen auf Grundlage des Kunden-Feedbacks innerhalb des ursprünglich vereinbarten Leistungsumfangs.
(3) Darüber hinausgehende Änderungswünsche, zusätzliche Abstimmungsschleifen oder nachträgliche Erweiterungen können gesondert nach Aufwand berechnet werden oder im Rahmen eines Care-Pakets erfolgen.
§ 10 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
(3) KI-generierte Inhalte, automatisierte Klassifizierungen, Antwortentwürfe und sonstige Systemausgaben dienen ausschließlich als Unterstützung für den Kunden und sind vor Verwendung vom Kunden eigenverantwortlich zu prüfen und freizugeben. Eine Haftung des Anbieters allein dafür, dass vom Kunden verwendete Inhalte inhaltlich unzutreffend, unvollständig oder im konkreten Einzelfall ungeeignet sind, besteht nicht.
(4) Die Haftung des Anbieters für fehlerhafte Einrichtung, fehlerhafte Konfiguration, schuldhafte Pflichtverletzungen oder sonstige vom Anbieter zu vertretende Mängel bleibt unberührt.
(5) Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, Fehlfunktionen oder Einschränkungen, die durch Drittanbieter, insbesondere E-Mail-Provider, Automatisierungsplattformen, KI-Anbieter, Hosting-Dienste, API-Schnittstellen oder die Internetverbindung des Kunden verursacht werden.
(6) Soweit die Haftung nach den vorstehenden Regelungen ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
§ 11 Datenschutz und Vertraulichkeit
(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet und dies rechtlich erforderlich ist, schließen die Parteien vor Beginn der entsprechenden Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
(3) Beide Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur für Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden.
(4) Zugangsdaten, Tokens, API-Keys und sonstige Authentifizierungsinformationen des Kunden werden vom Anbieter nur verarbeitet, soweit dies zur Vertragserfüllung, Einrichtung, Wartung oder Fehlerbehebung erforderlich ist. Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Informationen.
(5) Nach Beendigung der Zusammenarbeit wird der Anbieter noch vorhandene Zugangsdaten und Authentifizierungsinformationen löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen.
§ 12 Vertragslaufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag über die einmalige Einrichtung endet mit vollständiger Übergabe des Systems und vollständiger Bezahlung, soweit nicht einzelne Pflichten ihrem Inhalt nach darüber hinaus fortgelten.
(2) Das Care-Paket läuft auf unbestimmte Zeit und ist monatlich mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündbar.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(4) Nach Beendigung der Zusammenarbeit ist der Kunde verpflichtet, dem Anbieter den Zugriff auf seine Systeme zu entziehen, insbesondere durch Änderung von Passwörtern, Widerruf von Token-Berechtigungen oder Entfernung von Zugriffsfreigaben, soweit solche Zugriffe nicht mehr erforderlich sind.
§ 13 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis der Sitz des Anbieters, soweit gesetzlich zulässig.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(4) Individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden haben Vorrang vor diesen AGB.
(5) Änderungen und Ergänzungen individueller Vereinbarungen sowie vertragsrelevante Erklärungen sollen mindestens in Textform erfolgen, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.
Stand: März 2026